Tips organización de Eventos Corporativos

Cuando una empresa decide la organización y planificación de un evento en primera instancia debe definir la categoría del evento. Puede ser un evento motivacional, que está dirigido al personal de la empresa o un evento promocional que se realiza para los clientes o potenciales clientes de la empresa. Pero lo importante en un evento corporativo es planificar cuidadosamente y pensar en todos los detalles.

1 Objetivos:

Para organizar un evento es fundamental establecer los objetivos que tienen las distintas áreas participantes de la organización.

Siempre hay que tener en claro la razón por la cual se decide planificar el evento ¿Qué es lo que se busca? ¿Qué se espera del evento: promocionar, entretener, sorprender, capacitar?

Podríamos establecer tres objetivos básicos que todo evento debe seguir:

Objetivos económicos: La rentabilidad esperada del evento ya sea por aumento del volumen de ventas o por concurrencia al evento.

Objetivos de marca: En este caso se evaluará que le aporta el evento a la marca, producto o empresa.

Objetivos de fidelización: Cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes o en caso de ser un evento motivacional cómo conseguiremos identificar a los empleados con la empresa.

2 Diseño:

Del diseño u organización dependerá el éxito del evento, un evento organizado con tiempo nos permitirá elegir fechas alternativas. La flexibilidad será una excelente herramienta de negociación.

Hay varios puntos a tener en cuenta en la programación de un evento corporativo como sea tener en cuenta las obligaciones profesionales de los asistentes, participantes, días festivos y conferencistas u otros eventos similares que se organizan cerca de esa fecha.

Luego habrá que evaluar qué tipo de evento puede satisfacer las necesidades de la empresa, en qué lugar o destino, contratar a proveedores profesionales, qué actividades se realizarán, el catering, ser creativos con la animación o espectáculo, considerar el material de trabajo, artículos promocionales y obsequios entre otros detalles.

3 Financiamiento y Presupuesto:

Es importante realizar un documento combinando la planificación y gestión incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y beneficios previstos. Si el evento es sin fines de lucro, es esencial determinar cómo entre los sponsors y los participantes, se van a asumir los gastos y poner en marcha las fuentes de financiamiento con anticipación. Por otro lado es posible que se espere alcanzar el equilibro a través de la venta de entradas, alquiler de stands, comercialización de productos, etc.

No hay que descuidar la relación costo-beneficio. Los eventos deben estar orientados a lograr resultados, es importante ofrecer buenos servicios pero la esencia del evento será lo que se quiere transmitir.

4) Planificación:

Tomar las ideas y hacer un plan de cómo sería el evento. Es importante planificar exhaustivamente y utilizar el presupuesto de manera inteligente. Si nunca se ha organizado un evento se debe contratar una compañía o individuo que tenga experiencia y delegar algunos aspectos de la planificación del evento donde sean necesarias manos profesionales. Será fundamental contar con soluciones para detalles de última hora.

Cada evento debe ser único y memorable, evitar repetir soluciones que se hayan realizado en otros eventos corporativos.

Por último no debes olvidar la convocatoria, es importante invitar con varias semanas de anticipación y confirmar algunos días antes, ya que si desea invertir en un buen evento corporativo debe conseguir que la gente concurra y sea un éxito.

5 Ejecución:

Sin salirse del plan, hay que lograr cierta flexibilidad para poder adaptarse a los cambios inesperados. Siempre es necesario tener un respaldo en todo por si falla alguna parte del plan.

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Naming Rigths

El naming rights es una fórmula de patrocinio que ha cobrado fuerza recientemente en el mercado hispano. En el patrocinio deportivo, es cada vez más frecuente. Tener los naming rights signifca que el patrocinador le dará nombre al elemento/evento/quipo patrocinado. Es decir, si la empresa financia un equipo, el naming rights supondría que éste pasaría a llamarse como dicha empresa.

El naming rights es una opción de patrocinio que necesita de una buena inversión económica pero suele tener un retorno mucho mayor que cualquier otro tipo. La audiencia no tan solo visualizará una imagen, en la que se puede llegar a fijar o no, sino que pronunciará el nombre de la empresa y lo repetirá. No es posible desvincular el elemento patrocinado de la empresa, la unión de los valores de ambos es máxima y su difusión la más óptima de entre las fórmulas de patrocinio.

Algo más que una transacción comercial

Hoy en día es casi imposible acudir a un acontecimiento deportivo, musical o artístico en el que no esté presente la imagen corporativa de uno o varios sponsors, que lucen sus logotipos en vallas, carteles, photocall, atriles, etc. Esta relación coyuntural entre el evento y la marca comercial es producto del patrocinio o esponsorización, figura cada vez más frecuente en el mundo empresarial por lo rentable que resulta para ambas partes, en términos económicos para una y de imagen para la otra.

El patrocinador aporta recursos o servicios que descargan de costos a los promotores del evento y estos, a cambio, publicitan la marca patrocinadora, generando así una simbiosis que los medios de comunicación recogen y hacen llegar a la opinión pública.

Las dos partes obtienen rendimiento de este acuerdo y así lo reflejan en jugosos contratos donde se consignan cifras millonarias y estrictas cláusulas que especifican con detalle los derechos y deberes contraídos por las partes. Además, la administración pública estimula esta figura reconociendo interesantes beneficios fiscales a las entidades que invierten en patrocinar actividades que contribuyen de algún modo al desarrollo social y cultural, lo que se convierte en un incentivo añadido.
Pero el patrocinio es algo más que un mero intercambio comercial.

Es también una fórmula que permite a las organizaciones interactuar con la sociedad en la que se desenvuelven y en la que reside su razón de ser. Dicho de otro modo, el patrocinio es una estrategia de comunicación. Se trata de transmitir un mensaje que cale en la mente de los públicos objetivos, consiguiendo notoriedad para la marca esponsorizadora que, de esta manera, se afianza en la mente de los consumidores-usuarios reforzando su posicionamiento en el mercado. Por eso es fundamental que el patrocinador elija con sumo cuidado la actividad objeto de su patrocinio. Debe tratarse de un evento que simbolice su cultura de empresa y resuma sus objetivos dirigiendo su mensaje a un target común a los dos. La clave del éxito está en lograr que el público asocie la imagen del patrocinador con las cualidades o beneficios del evento patrocinado. Así, cuando un banco patrocina a un equipo puntero de fórmula uno, lo que busca es que el público identifique y aprecie los valores de competitividad y liderazgo que a ambos caracterizan.
Existe asimismo una ventaja adicional. Al igual que la publicidad y otras herramientas del marketing, el patrocinio es una acción encaminada a la difusión promocional de la empresa o la marca, pero a diferencia de éstas, resulta mejor valorada por la sociedad, que en el siglo de la información y las comunicaciones, está saturada de impactos publicitarios. Además, el ciudadano percibe la imagen de la entidad patrocinadora como parte integrante del evento, de tal manera que acepta su presencia con naturalidad y no como una intromisión o una interrupción incómoda de su desarrollo.
La desventaja estriba en la dificultad para cuantificar la inversión y ver reflejado el rédito en la cuenta de resultados, ya que no hay un intercambio mercantil, de bienes y dinero, entre la marca y el público al que se dirige. No obstante, una fórmula frecuente de evaluación es la contabilización de las apariciones -espontáneas y sin coste -que el evento ha suscitado en los medios de comunicación y el cálculo de la notoriedad conseguida a través de ellas.

Que es un método rentable está fuera de toda duda, motivo por el cual el Sponsorship está presente en los planes de comunicación de todas las grandes corporaciones y, cada vez más, de la pequeñas, todas ellas en busca de un valor añadido para sus marcas.e algún modo al desarrollo social y cultural, lo que se convierte en un incentivo añadido.