Cuando una empresa decide la organización y planificación de un evento en primera instancia debe definir la categoría del evento. Puede ser un evento motivacional, que está dirigido al personal de la empresa o un evento promocional que se realiza para los clientes o potenciales clientes de la empresa. Pero lo importante en un evento corporativo es planificar cuidadosamente y pensar en todos los detalles.
1 Objetivos:
Para organizar un evento es fundamental establecer los objetivos que tienen las distintas áreas participantes de la organización.
Siempre hay que tener en claro la razón por la cual se decide planificar el evento ¿Qué es lo que se busca? ¿Qué se espera del evento: promocionar, entretener, sorprender, capacitar?
Podríamos establecer tres objetivos básicos que todo evento debe seguir:
Objetivos económicos: La rentabilidad esperada del evento ya sea por aumento del volumen de ventas o por concurrencia al evento.
Objetivos de marca: En este caso se evaluará que le aporta el evento a la marca, producto o empresa.
Objetivos de fidelización: Cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes o en caso de ser un evento motivacional cómo conseguiremos identificar a los empleados con la empresa.
2 Diseño:
Del diseño u organización dependerá el éxito del evento, un evento organizado con tiempo nos permitirá elegir fechas alternativas. La flexibilidad será una excelente herramienta de negociación.
Hay varios puntos a tener en cuenta en la programación de un evento corporativo como sea tener en cuenta las obligaciones profesionales de los asistentes, participantes, días festivos y conferencistas u otros eventos similares que se organizan cerca de esa fecha.
Luego habrá que evaluar qué tipo de evento puede satisfacer las necesidades de la empresa, en qué lugar o destino, contratar a proveedores profesionales, qué actividades se realizarán, el catering, ser creativos con la animación o espectáculo, considerar el material de trabajo, artículos promocionales y obsequios entre otros detalles.
3 Financiamiento y Presupuesto:
Es importante realizar un documento combinando la planificación y gestión incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y beneficios previstos. Si el evento es sin fines de lucro, es esencial determinar cómo entre los sponsors y los participantes, se van a asumir los gastos y poner en marcha las fuentes de financiamiento con anticipación. Por otro lado es posible que se espere alcanzar el equilibro a través de la venta de entradas, alquiler de stands, comercialización de productos, etc.
No hay que descuidar la relación costo-beneficio. Los eventos deben estar orientados a lograr resultados, es importante ofrecer buenos servicios pero la esencia del evento será lo que se quiere transmitir.
4) Planificación:
Tomar las ideas y hacer un plan de cómo sería el evento. Es importante planificar exhaustivamente y utilizar el presupuesto de manera inteligente. Si nunca se ha organizado un evento se debe contratar una compañía o individuo que tenga experiencia y delegar algunos aspectos de la planificación del evento donde sean necesarias manos profesionales. Será fundamental contar con soluciones para detalles de última hora.
Cada evento debe ser único y memorable, evitar repetir soluciones que se hayan realizado en otros eventos corporativos.
Por último no debes olvidar la convocatoria, es importante invitar con varias semanas de anticipación y confirmar algunos días antes, ya que si desea invertir en un buen evento corporativo debe conseguir que la gente concurra y sea un éxito.
5 Ejecución:
Sin salirse del plan, hay que lograr cierta flexibilidad para poder adaptarse a los cambios inesperados. Siempre es necesario tener un respaldo en todo por si falla alguna parte del plan.
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